La comptabilité d'un wedding planner : ce qu'il faut tenir, ce qu'il faut regarder

Un studio de wedding planning tient deux comptabilités. La première est celle que l'administration réclame, et en micro-entreprise elle tient sur une page. La seconde est celle qui répond à la seule question qui vous concerne vraiment : ce mariage vous a-t-il rapporté quelque chose ? La plupart des planners tiennent correctement la première et n'ont jamais construit la seconde.

Le symptôme est facile à reconnaître. Vous savez au centime près ce que vous avez encaissé cette année, parce que l'URSSAF vous le demande chaque mois ou chaque trimestre. En revanche, si on vous demande lequel de vos six mariages de l'année vous a coûté de l'argent, vous hésitez. Dans ce métier, il y en a presque toujours un.

Ce que l'administration demande vraiment

En micro-entreprise, la liste est courte, et c'est voulu. Le régime a été conçu pour se passer de comptable. Vous devez tenir un livre des recettes encaissées, enregistrées chronologiquement, avec pour chaque ligne le montant, l'origine, le mode de règlement et la référence de la pièce justificative. Vous devez émettre des factures conformes, portant la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » tant que vous êtes en franchise. Vous devez conserver l'ensemble des factures et justificatifs pendant dix ans. Et vous devez ouvrir un compte bancaire dédié dès que votre chiffre d'affaires dépasse 10 000 € pendant deux années civiles consécutives, sachant qu'un simple compte courant séparé suffit, sans obligation de compte professionnel payant.

Ce que vous ne devez pas faire est tout aussi important. Pas de bilan, pas de compte de résultat, pas de liasse fiscale, pas d'expert-comptable imposé par la loi. Le registre des achats ne concerne que la vente de marchandises et l'hébergement, donc il ne vous concerne pas si vous vendez uniquement de la prestation.

Une échéance récente change une habitude. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA, franchise comprise, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. L'obligation d'en émettre s'étend aux micro-entreprises et aux TPE au 1er septembre 2027. Concrètement, vos factures de prestataires vont cesser d'arriver par mail en PDF libre, et il vaut mieux avoir choisi sa plateforme avant d'y être contraint.

En société, l'histoire n'est plus la même. SASU, EURL ou SARL impliquent une comptabilité complète, un bilan, un compte de résultat et une liasse fiscale. L'expert-comptable n'est pas juridiquement obligatoire, mais il le devient dans les faits.

Ce que l'administration ne demande pas, et qui vous manque

Aucune de ces obligations ne vous dit si vous êtes rentable. Le livre des recettes empile des encaissements dans l'ordre où ils tombent. Il mélange l'acompte du mariage de septembre, le solde de celui de juin et le remboursement d'un prestataire. À la fin de l'année, vous obtenez un total, et un total ne se pilote pas.

La comptabilité que le métier exige tient dans un mot : le dossier. Chaque mariage est un chantier avec ses recettes propres, ses dépenses propres et sa durée propre. Ce qu'il faut suivre, dossier par dossier : le montant facturé au couple, les sommes réellement encaissées et leurs dates, les dépenses engagées pour ce mariage, et le temps passé si vous arrivez à le noter. La marge du dossier apparaît alors toute seule.

Un mariage peut être une réussite complète pour le couple et une perte sèche pour vous. Ces deux informations n'arrivent jamais par le même canal.

Les frais généraux se ventilent grossièrement, et cela suffit. Assurance responsabilité civile professionnelle, site internet, abonnements logiciels, déplacements, formation, cotisation foncière des entreprises : additionnez-les sur l'année, divisez par le nombre de mariages traités, et affectez ce montant à chaque dossier. Ce n'est pas une clé de répartition d'expert-comptable, c'est une clé qui vous donne un ordre de grandeur honnête, et l'ordre de grandeur suffit à décider.

Le piège des débours

Beaucoup de planners avancent des sommes pour leurs couples. Un acompte de fleuriste, une location de mobilier, une impression de menus. Si ces sommes transitent par votre compte et remontent dans votre chiffre d'affaires, vous payez des cotisations dessus et vous approchez du plafond du régime micro sans avoir gagné un euro de plus.

Le régime des débours existe pour éviter cela, et il est strict. Pour que les sommes avancées sortent de votre chiffre d'affaires, quatre conditions doivent être réunies en même temps, au titre de l'article 267 II-2 du code général des impôts : un mandat écrit signé par le couple avant la dépense, précisant sa nature et son budget ; une facture fournisseur établie au nom du couple, pas au vôtre ; un remboursement au montant exact, sans marge ; une reddition de comptes avec les justificatifs joints.

Si une seule condition manque, ce n'est plus un débours. C'est une refacturation de frais, et elle entre dans votre chiffre d'affaires. Le cas le plus fréquent est aussi le plus banal : la facture du prestataire est émise à votre nom parce que c'est vous qui avez appelé. Cela suffit à faire basculer la somme du mauvais côté. Le réflexe à installer dès le premier dossier consiste à intégrer le mandat de débours au contrat, et à demander systématiquement au fournisseur d'établir la facture au nom du couple. Si vous en êtes encore à choisir votre statut, ce point mérite d'entrer dans la réflexion : voir devenir wedding planner, statut et lancement.

La TVA quand elle arrive

La franchise en base vous dispense de facturer la TVA jusqu'à un certain niveau d'activité. En 2026, le seuil de base pour les prestations de services est de 37 500 € de chiffre d'affaires, avec un seuil majoré à 41 250 €. Entre les deux, la franchise reste acquise pour l'année en cours et se perd au 1er janvier suivant. Au-delà du seuil majoré, la franchise cesse immédiatement : la TVA est due dès le jour du dépassement. Le projet de seuil unique à 25 000 €, annoncé puis suspendu, a été abandonné et ne s'applique pas.

Le jour où la TVA arrive, votre tarif affiché change de nature. Vos clients sont des particuliers : ils ne récupèrent rien. Un forfait de 3 000 € devient 3 600 € TTC, ou reste à 3 000 € TTC et vous coûte 500 € de marge. La décision se prend avant, pas le mois du basculement. Elle rejoint la question plus large de la construction de vos prix, traitée dans fixer ses tarifs de wedding planner.

La trésorerie, le vrai sujet

Ce métier encaisse en été et dépense toute l'année. Vos soldes tombent entre mai et septembre, vos assurances, abonnements et cotisations tombent douze mois sur douze. Un studio peut afficher une bonne année et se retrouver à sec en février.

Un acompte n'est pas un revenu disponible. C'est de l'argent reçu pour un travail que vous n'avez pas encore fait, et parfois pour des dépenses que vous allez engager. Le seul repère utile est la trésorerie projetée à trois mois : ce que vous avez, moins ce qui va sortir, plus ce qui va rentrer avec une date. Le reste est une impression.

Les trois chiffres à regarder chaque mois

Le premier : encaissé contre facturé. L'écart mesure ce qu'on vous doit. S'il grandit deux mois de suite, vos relances ne suivent pas.

Le deuxième : la marge du dernier dossier clos. Pas la moyenne de l'année, le dernier. C'est celui qui reflète vos tarifs actuels et votre façon de travailler aujourd'hui. Le calcul détaillé par mariage est développé dans la rentabilité par mariage.

Le troisième : la trésorerie à trois mois. Il commande vos décisions d'investissement et votre capacité à refuser un mauvais dossier.

L'outillage

Un tableur fait le travail au début, et il le fait bien. Deux onglets, un par dossier et un pour les frais généraux, suffisent pour trois ou quatre mariages par an. Ses limites apparaissent plus tard : la double saisie entre le suivi client et le suivi financier, l'absence de vue consolidée, et les formules qui cassent au moment où vous en avez le plus besoin.

Le module comptabilité d'ÆTHERNA a été construit pour cette bascule. Il suit le chiffre d'affaires encaissé, les dépenses par mariage et les frais généraux, la marge nette et le compte de résultat par dossier, avec une TVA optionnelle qui bascule les montants entre HT et TTC, et une vue de trésorerie sur douze mois glissants. Aucune transaction financière ne transite par la plateforme : c'est un outil de suivi, pas un intermédiaire de paiement.

Quatre questions de planners

Faut-il un expert-comptable en micro-entreprise ? Non, la loi ne l'impose pas. Une consultation ponctuelle au moment du passage en société ou de l'arrivée de la TVA reste utile.

Quand déclare-t-on un acompte ? À l'encaissement. Le régime micro fonctionne sur les sommes réellement perçues, pas sur les factures émises.

Peut-on déduire ses frais réels en micro ? Non. L'administration applique un abattement forfaitaire, fixé à 50 % pour les prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux. Suivre vos dépenses reste indispensable pour connaître votre marge réelle, même si elles ne sont pas déductibles.

À quel moment envisager une société ? Quand vos charges réelles dépassent nettement l'abattement forfaitaire, quand vous approchez du plafond de 83 600 € de chiffre d'affaires, ou quand vous voulez salarier quelqu'un.

Cet article décrit le cadre général et n'est pas un conseil comptable ou fiscal. Votre situation dépend de votre statut, de votre activité et de votre lieu d'exercice : faites-la valider par un professionnel avant toute décision.

Sources : service-public.gouv.fr, obligations comptables du micro-entrepreneur ; economie.gouv.fr et Bpifrance Création, seuils du régime micro 2026 à 2028 ; article 293 B du code général des impôts, seuils de franchise en base de TVA 2026 ; article 267 II-2 du code général des impôts et BOFiP, régime des débours ; DGFiP, calendrier de la facturation électronique 2026 et 2027.

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